Assign modules on offcanvas module position to make them visible in the sidebar.

Main Menu

Pondasi Rapuh Sistem Informasi Perusahaan di Indonesia

Kebanyakan perusahaan di Indonesia memiliki pondasi Sistem Informasi yang rapuh. Mengapa saya katakan demikian?

Suatu kali sebagai vendor perusahaan IT, saya pernah diundang oleh sebuah perusahaan yang cukup bonafit di daerah Gresik. Perusahaannya cukup besar dengan lahan parkir yang luas dan area lahannya yang juga cukup luas. saya perkirakan jumlah karyawannya antara 500 sampai dengan 600 orang. Diindikasi oleh jumlah parkir motor dan mobil yang ada di lahan parkir yang sangat luas tersebut.
 

Sepertinya dia baru saja membangun terlihat dari chatnya yang masih kelihatan baru dan juga lokasinya yang terlihat belum ada ditumbuhi oleh pohon-pohonan yang rindang. Sementara itu belum tampak kumal kotoran, di sana sini semuanya masih bersih baru.
 
Setelah melewati prosedur di satpam dan juga pemberian ID card tak berapa lama saya dipersilahkan masuk dengan ditemani seorang salah satu pegawai yang bertindak sebagai guide untuk saya. Setelah melewati beberapa lorong dan ruangan, akhirnya saya sampai di sebuah ruang yang cukup luas dengan di ditemui oleh manajer IT nya.
 
Dan sedikit berbasa-basi akhirnya disampaikan lah maksud dan tujuan mengapa mereka mengundang saya.
 
Jadi intinya mereka itu masih manual semua pekerjaan sistemnya transaksi bisnis nya. Belum ada sistem apalagi software yang meng-cover kegiatan mereka. Saat ini, IT yang ingin di benahi lebih dulu adalah di sektor penggajian dan pengelolaan SDM nya. Maklum karena saat ini semua pekerjaan penggajian hanya menggunakan Excel dengan sistem terbuka di mana dengan sistem ini sangat mudah untuk dilakukan manipulasi.
 
Sementara itu SDM pengerjaannya hanyalah satu orang staff accounting. Yang menghandle semua penggajian itu ada pada satu staf accounting ini saja. Seakan semua sangat tergantung pada satu staf ini. Jadi jika satu staf ini suatu saat sakit Pak manajer IT ini menceritakan bahwa ya tidak boleh sakit. Kalau terpaksa tidak masuk ya kita kejar kita minta untuk bisa garap kerjaan rekap gajian ini di rumah atau bahkan di Rumah Sakit. Terutama untuk tanggal-tanggal tua mulai tanggal 20 sampai tanggal 30, staf yang satu ini tidak boleh absen harus bekerja karena memang harus menangani penggajian ke seluruhan dari pegawai yang ada di situ.
 
Saya terkejut. betapa tidak bahwa perusahaan sebesar itu dan merupakan perusahaan PMA dari Malaysia, tapi untuk kegiatan sistem transaksional proses bisnisnya masih manual seperti itu, apalagi sangat tergantung pada satu orang staf. Saya hanya bisa membayangkan kalau pegawai staff accounting ini misalkan resign atau dengan berbagai satu dan lain hal terpaksa tidak bisa untuk meneruskan pekerjaan di sini secara mendadak, Apa yang akan terjadi dengan pegawai yang mencapai 500 sampai dengan 600 orang tersebut. Bagaimana dengan penggajiannya. Kan seperti kejadian tidak lucu hal seperti ini.
 
Dan yang lebih naif lagi waktu itu mereka mengundang saya dengan tujuan untuk membeli salah satu software saya untuk diimplementasikan di tempat mereka. Dari sini terlihat betapa masih rendahnya pengetahuan tentang sistem dari mereka. Seakan-akan bahwa dengan software maka seluruh problem dapat diselesaikan. Ya tentu saja tidak semudah itu.
 
Software itu hanyalah merupakan output dari sekian banyak proses analisa dan sintesa sebuah kegiatan Proses bisnis. Jadi jika tidak ada analisa dan sintesa yang yang mantap dan dapat dijadikan inputan, maka software ya percuma jika diimplementasikan. Apalagi software yang sifatnya produk jadian. belum lagi nanti training dan implementasinya kemudian membangun jaringan nya dan lain sebagainya. Pada waktu itu bapak manajer sama sekali tidak memikirkan hal itu Dan ketika saya terangkan beliau berkata :  "oh begitu ya...."
 
Ya akhirnya tidak jadi karena biaya yang saya gambarkan tidak masuk dalam budget mereka. Gambaran mereka hanya dengan dana 5 juta sampai dengan 10 juta sudah mendapatkan software dan bisa mengatasi masalah yang ada pada mereka saat ini. Ternyata tidak demikian.

Dan ternyata setelah saya pelajari data-data yang ada, 70% lebih bahkan mungkin sampai 90% perusahaan dan pabrik-pabrik di Indonesia ini masih belum memiliki sistem informasi yang bagus yang menunjang Proses bisnis mereka. Ada sebagian nih yang sudah memiliki sistem seperti yang diperkenalkan oleh SAP dan sejenisnya yang merupakan vendor-vendor penyedia layanan Proses bisnis dari luar negeri. Tapi sebagaimana artikel yang saya tulis di Lain bab di blog ini, kebanyakan vendor dari luar negeri masih banyak celah yang belum tercover. Sebuah proses yang sebenarnya bisa di otomasi namun tidak di otomasi. Karena walaupun mereka layanannya adalah ada maintenance nya ternyata masih diarahkan ke produk jadi per modulnya. sehingga belum bisa menyelesaikan masalah secara tuntas pada perusahaan atau pabrik yang menjadi kliennya.
 
Dengan mengetahui data bahwa ternyata pabrik atau perusahaan di Indonesia ini masih tinggi sekali persentase implementasi sistemnya, maka saya bisa mengatakan bahwa mereka berada di atas pondasi yang rapuh. Karena ketiadaan sistem dapat menyebabkan salah satunya seperti yang dialami oleh salah satu pabrik atau perusahaan yang mengundang saya di Gresik sebagaimana cerita diatas tersebut.

Diantara kelemahan sistem yang masih seperti itu adalah diantaranya :
 
Pertama sangat tergantung pada personal tertentu. Akibatnya jika personal ini tidak hadir atau resign secara tiba-tiba maka perusahaan akan kalang kabut.
 
Kedua adalah bahwa dengan sistem yang terbuka seperti itu dapat menyebabkan mudahnya dimanipulasi data. Sehingga kebocoran resikonya cukup tinggi.
 
Ketiga akan terjadi kesenjangan pekerjaan. Satu atau beberapa orang akan mendapatkan pekerjaan yang sangat tinggi. Sementara yang lain load pekerjaannya rendah atau hampir tidak ada terutama di tanggal-tanggal tertentu. Dengan gaji yang sama dapat menyebabkan kesenjangan dan ke irian juga di antara pegawai.
 
Keempat antar pegawai akan dapat diketahui oleh orang yang bukan atau tidak boleh tahu di situ. Karena perkara gaji adalah perkara yang sensitif. Hanya karena tahu akhirnya menjadikan ada rasa iri. Ini berbahaya untuk kelangsungan perusahaan.
 
dan tentunya Banyak perkara perkara lain yang merupakan imbas dari ketidak beresan Proses bisnis ini. Oleh karena itu penting sekali di carikan segera solusinya.
 
Solusi yang paling masuk akal adalah yang pertama harus segera dibuatkan SOP transaksi bisnisnya yang dapat menyelesaikan berbagai problem yang saya sebutkan diatas. Menyewa konsultan yang ahli dibidang Sistem dan ERP merupakan rekomendasi pertama yang saya berikan. Tapi harus menunjuk konsultan yang benar-benar mengetahui Proses bisnis perusahaan manufaktur. Dan tidak boleh hanya atas rekomendasi atau kawan dari pegawai, tapi harus benar-benar di lihat track record dan kemampuan dari konsultan tersebut.
 
Apalagi hanya rekomendasi dari beberapa orang pegawai yang merupakan temannya untuk langsung action mengerjakan softwarenya. Saya yakin kalau seperti itu tidak akan menyelesaikan masalah justru akan menambah masalah. Software yang dikerjakan nya pun saya yakin hanya island sistem. Padahal konsepnya harus integratif kalau sudah seperti ini.
 
Setelah SOP dibuat dengan bagus maka dapat segera diimplementasikan ke pengembangan software sistem informasinya yang integrated. Saatnya harus menyewa konsultan pengembang software sistem informasi yang terpercaya.
 
Dan jangan lupa mindset dari decision Maker perusahaan ini harus diubah. Jangan menganggap software itu sebagai barang murah kalau tidak ingin servicenya juga murahan. Membangun software berbasis integratif sistem informasi itu tidak murah.
 
Mindset nya harus menganggap bahwa pengembangan software integrated itu adalah merupakan salah satu jalan dalam membangun aset. Kalau membangun pabrik bisa menghabiskan puluhan miliar, mengapa tidak berani mengeluarkan dana dalam membangun sistem informasi dengan budget ratusan juta atau miliaran. Padahal sistem informasi merupakan urat nadi kelangsungan perusahaan kedepannya. saya percaya bahwa perusahaan yang tidak peduli dengan sistem informasi tidak berapa lama akan gulung tikar. Karena sangat rapuhnya pondasi perusahaan tersebut.