Manfaat ERP Nirlaba untuk Organisasi Non Profit

ERP untuk Lembaga Sosial/ Nirlaba yang diistilahkan dengan ERP Fundrising (Enterprise Resource Planning for Fundraising Company) yang terjemahnya adalah Perencanaan sumber daya Lembaga Sosial/ Nirlaba), pengertiannya adalah proses yang digunakan oleh Lembaga Sosial/ Charity/ Nirlaba untuk mengelola dan mengintegrasikan bagian-bagian penting dari bisnis mereka.

 

Proses ini secara teknis didukung oleh penerapan software Sistem Informasi terintegrasi pada seluruh departemen yang merupakan jaringan tubuh organisasi tersebut.

 

Banyak aplikasi perangkat lunak yang merupakan bagian dari ERP yang penting bagi organisasi sosial karena membantu mereka menerapkan perencanaan sumber daya dengan mengintegrasikan semua proses yang diperlukan untuk menjalankan organisasi mereka dengan satu kesatuan sistem yang terkoneksi dan terintegrasi.

 

Sistem perangkat lunak ERP digunakan untuk mengintegrasikan : perencanaan, pembelian inventaris, penjualan, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, dan banyak lagi.

 

Berdasarkan riset, dengan penggunaan ERP secara maksimal, mampu meningkatkan efisiensi kerja dan proses bisnis sampai dengan 92 % (tergantung berapa banyak titik-titik simpul proses bisnis yang di handle).

 

Menghitung tingkat efisiensi adalah dengan cara mengkalkulasi pengurangan penggunaan energi pada 3 elemen berikut :

 

  1. Pengurangan sumber daya yang digunakan dengan membandingkan antara sebelum penggunaan ERP dan setelah penggunaan ERP
     
  2. Pemangkasan waktu yang digunakan dengan membandingkan antara sebelum penggunaan ERP dan setelah penggunaan ERP
     
  3. Pengurangan tingkat kesibukan masing-masing pekerja secara rata-rata karena banyak pekerjaan yang sudah diotomasi oleh sistem. Persentase pekerjaan bisa dengan membandingkan antara frekuensi waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan satu pekerjaan dengan membandingkan antara sebelum penggunaan ERP dan setelah penggunaan ERP
     
  4. Pengurangan stress pegawai. Dengan berkurangnya beban pekerjaan karena banyak bagian yang bisa diotomatisasi oleh ERP jelas menurunkan tingkat stress karyawan sehingga suasana psikologis kantor menjadi lebih cerah, gembira, dan enerjik. Penghitungan bisa dilakukan dengan survey wawancara kolektif langsung membandingkan antara sebelum penggunaan ERP dan setelah penggunaan ERP

 

Di antara software-software Sistem Informasi yang menjadi bagian variabel dari ERP organisasi sosial/ nirlaba adalah sebagai berikut :

 

 

1. Web Company Profile 

Web Company Profile adalah sistem yang tidak bisa tidak harus ada pada sebuah Organisasi Lembaga non profit/ nirlaba. Keberadaannya jelas meningkatkan efisiensi karena dengan membangun Web Company Profile otomatis meringankan bagian Customer Service dalam mengedukasi calon donatur.

 

Tidak perlu bolak-balik menerangkan, karena banyak hal yang tinggal baca atau perhatikan di web.

 

Web Company profile yang baik selalu melibatkan 3 unsur yaitu : text, gambar, video, dan suara. Ketiganya harus diramu secara baik dan interaktif agar sebuah Web Company Profile bisa menarik audiens dan pada akhirnya melakukan kontak.

 

Harga dari sebuah web ditentukan oleh banyak variabel, salah satunya adalah konsep. Web yang baik harus memiliki konsep yang jelas yang sesuai dengan brand yang hendak anda usung.

 

Setelah konsep jelas, manifestasi dari konsep adalah pada desain dan sistem yang ada pada website tersebut. Apakah berkonsep interaktif, exclusive, actionable, dan lain-lain ataukah sekedar tampilan standar yang penting informatif. Kesemuanya harus diselesaikan pada ranah konsep sebelum dieksekusi.

 

 

2. Software Sistem Penghimpunan Donasi

Software Sistem Penghimpunan Donasi sebagai bagian elemen ERP organisasi nirlaba adalah mutlak dilakukan demi kemudahan dalam pengelolaan pencatatan Penghimpunan Donasi.

 

Tujuan akhirnya tentu saja jangan sampai ada yang tidak tercatat atau bahkan sekedar pemberian reward tertentu pada donatur jangan sampai ada donatur yang ketilingsut karena tidak ada datanya.

 

 

3. Software Sistem Penghimpunan Donasi Online

Software penghimpunan donasi online bentuknya adalah web. Di dunia yang sudah serba digital ini tentu tidak bisa tidak bahwa organisasi nirlaba harus bisa menyesuaikan diri. Sistem Penghimpunan donasi online merupakan bagian dari penghimpunan donasi secara umum.

 

Namun demikian software Sistem Penghimpunan Donasi Online menjangkau seluruh dunia karena sifatnya yang global.

 

 

4. Software Sistem Marketing

Pada organisasi nirlaba/ sosial biasanya Departemen/ Divisi Marketing dibagi ke dalam 2 bidang, yaitu : Fund Officer dan Fund Raiser. Salah satunya berfungsi sebagai pembuka lahan baru yakni mencari donatur baru, sementara satunya berfungsi sebagai juru ambil yakni yang mengambil donasi setiap bulannya.

 

Kedua fungsi ini pada sistem ERP nirlaba nantinya dikelola oleh satu sistem tersendiri yang kita namakan disini dengan Software Sistem Marketing.

 

 

5. Software Sistem Juru Pungut (Aplikasi Android)

Software Sistem juru Pungut yang dalam hal ini direpresentasikan dengan aplikasi android, digunakan oleh juru pungut untuk pencatatan langsung di lapangan saat mengambil dana ke donatur.

 

Pada saatnya memang donatur perlu diedukasi untuk bisa berdonasi dengan cara transfer rutin bulanan. Namun sebelum kesana donatur masih perlu dihandle dengan direct selling untuk kedekatan emosional. Teknologi belum bisa menggantikan sisi emosional kedekatan secara fisik.

 

Software Sistem Juru Pungut adalah salah satu elemen ERP nirlaba yang didalamnya mengelola 2 divisi sekaligus yaitu : divisi Fund Officer (juru pungut) dan divisi Fund Raiser (marketing).

 

 

6. Software Sistem Akuntansi

Sebagai bentuk pertanggungjawaban yang akuntable kepada publik, jelas Software Sistem Informasi Akuntansi tidak bisa dikesampingkan. Sebuah software Sistem Informasi Akuntansi yang terstandarisasi adalah sangat penting demi terwujudnya otomatisasi sistem secara maksimal di semua lini.

 

Elemen paling penting yang harus ada pada software sistem informasi akuntansi untuk organisasi nirlaba sebagai bagian dari ERP adalah penghitungannya berdasarkan standar PSAK 109 yang ditetapkan oleh BAZNAS.

 

 

7. Software Sistem HRD

Software HRD sebagai salah satu elemen ERP nirlaba, penting untuk pengelolaan Sumber Daya Manusia (pegawai). Kebutuhan-kebutuhan karyawan harus mudah dikelola dengan baik. Berbagai macam tunjangan seperti tunjangan jabatan, masa bakti, tanggungan, bonus, dan insentif-insentif lain harus mudah dikelola. Selain itu juga sistem jenjang karir yang jelas juga harus ada.

 

 

8. Software Sistem Payroll

Dalam penggajian, diperlukan pengelolaan berdasarkan formula tersendiri. Oleh karena itu disinilah pentingnya Sistem Payroll sebagai salah satu elemen pendukung ERP nirlaba.

 

Kemudian salah satu yang paling penting yang sifatnya berdampak pada psikologis pegawai adalah bahwa jangan sampai nominal besaran gaji yang diterima dapat diketahui oleh karyawan bagian lain. Ini merupakan prinsip dasar agar tidak menyebabkan kerentanan sosial yang dapat mengakibatkan hal-hal seperti : kecemburuan, meremehkan, lemah semangat, dan lain sebagainya.

 

 

9. Software Sistem Penyaluran

Dan terakhir yang harus ada pada sebuah ERP nirlaba adalah software sistem informasi penyaluran. Kemana dana disalurkan, nominal jumlahnya berapa dan lain sebagainya harus ada.

 

Termasuk bentuk-bentuk fisik penyaluran seperti misalnya sembako, bantuan pembangunan seperti semen, pasir, bata, dan sebagainya juga harus jelas. Karena tidak mesti penyaluran selalu dalam bentuk uang. Terkadang dalam bentuk barang jauh lebih bermanfaat dan lebih aman dari resiko penyalahgunaan.

 

===============

 

Pengalaman saya mendampingi Amanah Solution dalam pengembangan dan implementasi ERP Nirlaba di beberapa yayasan lembaga sosial besar di Surabaya, banyak memberi saya inspirasi apa dan bagaimana sistem informasi nirlaba yang baik itu. Ke-9 elemen yang saya tulis di atas merupakan bagian dari sintesa yang saya coba lakukan dalam pengamatan saat itu.

 

Jadi, Amanah Solution telah berpengalaman membangun ERP nirlaba dengan 9 elemen di atas.

 

Tentunya bukan berarti ke-9 elemen di atas adalah fix tidak ada perubahan, tidak sama sekali. Karena perubahan tetap berlangsung selama ada ide baru dalam kreatifitas peningkatan mutu dan juga bagaimana meningkatkan jumlah donasi.

 

Software ERP Nirlaba yang dikembangkan oleh Amanah Solution saat ini dijual dengan harga yang murah karena sudah ready sistemnya karena sudah mengembangkan selama ini, mulai dari 120 juta. Pada beberapa lembaga lebih besar biayanya dikarenakan beberapa hal sebagaimana penjelasan berikutnya di bawah.

 

Harga ini jauh lebih murah dibandingkan dengan ERP nirlaba yang dikembangkan di beberapa lembaga lain. Berdasarkan informasi salah satu Lembaga berinvestasi di atas 2 milyar sementara lembaga lain di atas 5 milyar untuk ERP nya.

 

Berikut saya jelaskan mengapa biaya implementasi ERP nirlaba bisa beda-beda harganya ?

 

Jawabannya adalah karena dalam setiap pengembangan dan implementasi sistem itu selalu ada servisnya yang menyertai. Jelas tidak mungkin sebuah software sistem informasi yang demikian kompleks dan saling terintegrasi tanpa disertakan servis.

 

 

Faktor Pembeda Harga ERP Organisasi Non Profit

 

Di antara hal-hal yang mempengaruhi harga adalah sebagai berikut :

 

1. Jumlah software yang dibeli

Dari ke-9 software di atas misalnya, berapa software sistem informasi yang anda beli ? tentu sesuaikanlah dengan kebutuhan dan bujet awal lembaga anda.Disinilah pentingnya anda untuk terbuka dalam hal bujet. Ketertutupan hanya akan berakibat tidak maksimal dan kekecewaan di kemudian hari.

 

 

2. Garansi untuk berapa komputer dan berapa lama

Garansi 1 bulan dengan garansi 2 tahun atau bahkan garansi lifetime tentu berbeda. Jangan sampai hal-hal seperti ini tidak anda perhitungkan. Variabel tidak tampak seperti ini cukup sering menipu mata.

 

 

3. Pendampingan untuk berapa pengguna

Bagi anda yang memiliki yayasan sosial dengan jumlah pegawai hanya 2 orang tentu butuh servis yang berbeda dengan anda yang memiliki yayasan sosial dengan jumlah pegawai sudah 200 orang. Energi yang dikeluarkan untuk mendampingi 200 orang jelas jauh lebih besar daripada energi yang harus dikeluarkan untuk mendampingi “hanya” 2 orang.

 

Tak beda jauh dengan jumlah yang harus didampingi, jumlah donasi yang harus dikelola ikut pula mempengaruhi. Karena jumlah yang lebih banyak otomatis melibatkan tanggungawab yang lebih besar juga. Jadi tidak bisa disamakan.

 

 

4. Tingkat kesulitan implementasi

Terkadang ada lembaga nirlaba yang budaya kerjanya manut-manut saja terhadap setiap kebijakan yang diinstruksikan. Untuk karakteristik seperti ini akan relatif lebih mudah implementasinya.

 

Beda dengan lembaga yang para pegawainya terdiri dari generasi yang lebih senior yang cenderung lebih suka gaya pembukuan tradisional dan sudah mapan dengan hal ini. Tentu akan lebih merepotkan untuk implementasinya. Butuh edukasi dan pendekatan lebih human friendly.

 

 

5. Tingkat kesulitan custom

Setiap lembaga satu dengan yang lainnya tidak disamakan. Masing-masing lembaga itu adalah unik. Kebanyakannya ada saja modul yang perlu didevelop khusus untuk lembaga yang bersangkutan. Disini dibutuhkan energi oleh vendor untuk menyediakan.

 

Sehingga otomatis dibutuhkan nutrisi yang lebih besar juga (baca : dana).

 

 

6. Banyaknya custom

Selain berdasarkan tingkat kesulitan, pengembangan modul baru juga diperhitungkan dari sisi banyaknya. Pengembangan 10 modul jelas lebih banyak energi yang dikeluarkan daripada pengembangan 1 modul saja. Disini juga mempengaruhi biaya tambahan yang harus dikeluarkan.

 

Demikian, untuk sharing seputar ERP organisasi/ lembaga nirlaba non profit ini kita bisa berdiskusi dengan klik pada tombol di bawah ini.

 

------------------------------

Penulis adalah seorang Software Advisor - memberikan rekomendasi secara gratis tentang segala jenis permasalahan yang berkaitan dengan pengembangan Software dan Sistem Informasi. Berpengalaman lebih dari 10 tahun di dalam membantu berbagai Perusahaan dan Lembaga untuk mewujudkan sistem sesuai dengan kebutuhan. 

------------------------------

 

Feel free to discuss anything with me !

 KLIK DISINI 
WA : 0895-3536-988-66