Kegagalan Pengembangan dan Implementasi Sistem Informasi

Tingkat kegagalan pengembangan software sistem informasi itu sangat tinggi. Dari berbagai web hasil searching di internet, biasanya tingkat kegagalan ada di angka antara 70 – 80 %. Di sebagian web tingkat kegagalannya dikatakan 60 %, sebagian web yang lain 70 %, sementara sebagian web yang lain 80 %, pokoknya ada di antara itu. Jelas angka sebesar itu adalah terlalu tinggi.

 

Ini belum berbicara tentang keterlambatan. Karena sebagian menganggap bahwa di antara angka keberhasilan ada angka terselit soal keterlambatan. Bahkan keterlambatan di anggap masih masuk di ranah keberhasilan saking susahnya menyelesaikan pekerjaan pengembangan sistem ini.

 

Artinya peluang keberhasilan sangat kecil. Sehingga ketika sebuah organisasi mencanangkan pembangunan sistem, ancaman kegagalan itu selalu menaungi.
Kali ini saya tidak akan menulis tentang hal ini berdasarkan teori yang diajarkan di buku-buku dengan bahasa yang kadang terlalu susah dipahami.

 

Tetapi kali ini saya akan menulis berdasarkan pengalaman saya selama ini dalam melakukan pendampingan kegiatan proyek penggarapan sistem informasi di lapangan dan bagaimana solusinya.

 

Dari yang paling dasar saja, siapa yang menyebabkan kegagalan, biasanya orang-orang kebanyakan kurang paham siapa pemyebab kegagalan pengembangan sistem. Padahal ini sangat kunci sifatnya.

 

Karena penyebab kegagalan pengembangan sistem biasanya di lapangan selalu dimuarakan ke vendor pengembang. Padahal saya tahu persis tidak semestinya ini dilakukan.

 

Saya sendiri juga heran mengapa seperti itu. Mungkin karena vendor adalah pihak yang mendapatkan uang sehingga apapun kesalahan selalu dimuarakan ke vendor. Dan naifnya vendor tidak bisa berbuat apa-apa.

 

Vendor tidak antisipasi kemungkinan kegagalan ini. Entah itu dengan menyiapkan barikade awal di perjanjian ataukah kuasa pendamping misalnya.
Bagi vendor, mendapatkan proyek dianggap sebuah keberhasilan. Padahal tidak mesti.

 

 

Baiklah berikut ada 3 elemen berkenaan tentang siapa saja yang bertanggungjawab terhadap kegagalan pengembangan software sistem informasi.

 

  1. Vendor pengembang
  2. Decision Maker perusahaan (owner)
  3. Pegawai dari pihak perusahaan pemakai (pegawai yang merupakan anak buah owner)

 

3 elemen vital keberhasilan proyek Sistem Informasi3 elemen vital keberhasilan proyek Sistem Informasi

 

Ketiga elemen ini bertanggungjawab kesemuanya pada kegagalan pengembangan sistem informasi di sebuah perusahaan entah disadari atau tidak. Bahkan kebanyakannya tidak sadar bahwa dirinya adalah penyebab kegagalan pengembangan sistem.

 

Mengapa saya katakan demikian ? Baiklah berikut penjelasan bentuk-bentuk andil ketiga elemen ini dalam kegagalan pegembangan sistem informasi :

 

 

A. Penyebab Kegagalan dari sisi Vendor Pengembang 

 

Umumnya vendor dianggap sebagai tersangka utama kegagalan pengembangan sistem informasi. Hal ini dikarenakan bahwa vendor adalah dianggap sekumpulan orang-orang yang sangat paham tentang proyek, baik kepemahaman terhadap sistem operasional di perusahaan klien maupun kepahaman terhadap ilmu yang dipelajarinya.

 

Bisa jadi stigma ini karena media telah memposisikan vendor pengembang software sebagai sekumpulan orang-orang pinter yang paham apapun seluk beluk sistem komputer. Naifnya vendor malah membranding diri seperti itu. Jelas ekspektasi ini terlalu berlebihan.

 

Namun demikian bukan berarti sebaliknya dimana setiap yang dilakukan oleh vendor betul semua. Tetap saja ada beberapa kesalahan yang merupakan andilnya dalam menyebabkan dia gagal menyelesaikan software sistem informasi yang dikembangkannya.

 

Berikut poin-poin yang saya amati berdasarkan pengalaman saya melakukan pendampingan di lapangan yang menyebabkan kegagalan pengembangan sistem dari sisi vendor :

 

1. Terlalu meremehkan

 

Begitu deal dan dapat uang muka, biasanya kayak ada euforia kemenangan. Padahal ini adalah tanggungjawab. Euforia telah membuat vendor berhenti beberapa saat atau beberapa hari.

 

Tidak langsung tune in. Akibatnya menjadi menyia-nyiakan waktu. Naifnya terkadang kebablasan dalam euforia ini. Terlalu lama bersenang-senang sampai terkadang sering susah untuk tune in kembali ke jalur.

 

Bahkan lebih parah nya, ada sebagian yang dokumen kebutuhan klien menjadi lupa, walaupun tidak semua. Ini naif sekali tentunya.

 

 

2. Terlalu optimis dengan dana

 

Mindsetnya ini uang keberhasilan, bukan uang operasional.

 

Ini juga kesalahan yang tidak bisa diremehkan. Bahkan kesalahan lebih parah adalah menaksir nilai proyek terlalu rendah. Memang kita tidak bisa salahkan 100%, karena banyak owner yang dalam hal dana menekan biaya sangat rendah sampai membuat vendor kesulitan dalam bernafas.

 

Namun ini tidak bisa menjadi pembenaran bagi vendor untuk berleha-leha dan optimis dengan dana (baca : nutrisi penggarapan)

 

 

3. Tidak menjalankan proyek sesuai prosedur

 

Kecenderungan untuk segera menampakkan progress proyek seringkali membuat vendor acuh dengan prosedur (SDLC). Berbekal sedikit informasi tentang sistem, kemudian mengeneralisir yang belum diketahui hanya sesuai asumsi, dengan tujuan agar segera tampak hasilnya, seringkali malah menjadi bumerang di belakang hari.

 

Ternyata asumsi salah, sementara informasi yang didapat di awal ternyata baru sepotong. Akhirnya pekerjaan terus mengalami bongkar pasang. Sementara nutrisi sudah habis dari awal. Dan endingnya bisa ditebak dengan mudah, proyek berhenti dan gagal.

 

 

4. Terlalu welcome terhadap setiap masukan tambahan modul

 

Tidak mesti setiap masukan diterima. Jika masukan dari owner atau pegawai owner malah akan menyebabkan proyek molor dan juga beban, tidak boleh diterima begitu saja.

 

Yang terbaik adalah terus menyelesaikan proyek dan menampung aspirasi tersebut di catatan saja. Untuk kemudian dilanjutkan di fase pengembangan pasca selesai proyek ini.

 

 

5. Rendah diri di hadapan klien

 

Benar memang vendor yang mendapatkan uang. Tetapi bukan berarti harus rendah diri karena hal tersebut. Karena owner juga mendapatkan impact yang sesuai dalam hal ini. Yakni kemudahan karena ketersediaan sistem untuk perusahaannya.

 

Rendah diri hanya akan menjadikan rasa ewuh pakewuh menjadi salah satu penghambat untuk terselesaikannya proyek. Vendor dan owner harus setara.

 

 

6. Tidak memiliki beking

 

Maksudnya beking disini adalah juru runding dengan decision maker dari pihak owner.

 

Biasanya di sebuah perusahaan pengembang software, diisi oleh orang-orang yang profesionalisme nya hanya di bidang pemrograman. Padahal untuk membicarakan hal-hal di luar teknis dibutuhkan orang yang profesionalisme di luar pemrograman, misalnya marketing, manajemen, dan leadership.

 

Terkadang sifat arogan, dimana merasa mampu menghandle semuanya merupakan sifat yang dapat menyebabkan beberapa hal menjadi berantakan, yang dalam hal ini adalah kegagalan pengerjaan sistem informasi.

 

 

B. Penyebab Kegagalan dari  sisi owner (decision maker)

 

7. Memandang terlalu rendah proyek IT System ini

 

Proyek IT dianggap lebih rendah dan lebih murah dibanding proyek lain semisal proyek pembangunan pabrik, gedung, bahkan mesin. Padahal IT-System pada saat digunakan nanti fungsinya tidak kalah dengan investasi selain sistem.

 

Dengan memandang rendah proyek IT menyebabkan taksiran harga juga rendah dan dianggap tanpa IT pun sudah bisa jalan sebuah perusahaan. Betul memang, tetapi akan jauh lebih maksimal klo menggunakan IT-System pastinya, sama juga dengan gedung dan pabrik, tanpa itu juga bisa jalan hanya saja jauh lebih optimal dengan membangun gedung kantor dan pabrik.

 

Salah satu penyebab pandangan rendah terhadap proyek IT adalah karena belum memahami antara proyek pengembangan dengan membeli software jadi. Meskipun ini kelihatannya sepele tapi di prakteknya ternyata masih sering terjadi. Ini berdasarkan pengalaman saya selama mendampingi proyek IT.

 

 

8. Melibatkan diri secara sepotong-sepotong

 

Paling mencolok adalah kehadiran pada rapat pengembangan sistem. Terkadang hadir terkadang tidak. Akibatnya yang dipahami juga sepotong-sepotong. Dan ketika proyek sedang fase menuju level tertentu di atasnya, karena keterlibatan yang sepotong-sepotong, akhirnya harus menyita waktu bagi vendor untuk menjelaskan dan menyakinkan owner tersebut. Seperti kerja dua kali yang tentunya menyerap energi dan nutrisi lebih banyak.

 

 

9. Lebih percaya ke pegawai sendiri daripada ke vendor

 

Saya tidak mengatakan harus percaya 100 % ke pengembang. Tapi setidaknya jangan setiap segala hal kasus selalu pro ke pegawai. Karena bagaimanapun kepentingan pegawai banyak yang berbeda dengan kepentingan seorang decision maker.

 

Pegawai tentu orientasinya agar mudah dalam pekerjaannya. Sedangkan decision maker orientasinya adalah sistem yang bagus untuk perusahaan. Ini tidak bisa disatukan pada banyak hal.

 

Owner harus berimbang, maknanya harus orientasi pada hasil terbaik. Mendengar dengan bijak dan adil kedua pihak. Karena hal ini bukan perkara menang dan kalah, tetapi sekali lagi tentang bagaimana proyek bisa berhasil dengan baik.

 

 

10. Kesombongan karena memegang uang

 

Uang memang simbol kekuasaan untuk mengendalikan orang lain. Itu tidak bisa dipungkiri. Tetapi jika gengsi ini menjerumuskan sampai menyebabkan kegagalan proyek sistem, maka sebaiknya sedikit dikurangi terlebih dahulu sampai proyek ini benar-benar selesai.

 

  

11. Tidak mendampingi perjalanan pengerjaan sistem

 

Okelah mungkin sibuk tetapi setidaknya tunjuk pengawas/ pendamping.

 

Kalaupun tidak bisa karena disebabkan kesibukan hal lain, sebaiknya delegasikan kepada orang/ agen yang anda percaya yang tidak memihak salah satu baik vendor, owner, maupun pelaku (pegawai). Delegasikan kepada agen/ konsultan pendamping yang memang orientasinya hanya pada kesuksesan pengembangan sistem dan menjauhi kegagalan.

 

 

C. Penyebab Kegagalan berdasarkan Kesalahan-kesalahan secara umum

 

Sementara ini beberapa kesalahan yang sifatnya umum yang menyebabkan kegagalan implementasi proyek IT Sistem Informasi di antaranya adalah sebagaimana berikut :

 

 

12. Orientasi menang kalah, bukan hasil

 

Awalnya mungkin tidak ada tendensi ke arah ini, tapi di perjalanan seiring adu argumen yang sengit, orientasi bisa berubah. Gengsi tidak mau kalah menyebabkan disorientasi ini.

 

 

13. Memiliki kepentingan lain

 

Seperti misalnya pegawai yang tidak ingin ketahuan jika selama ini korupsi misalnya. Biasanya akan selalu melakukan berbagai daya upaya agar implementasi sistem ini gagal. Bahkan di level lebih rendah sekedar tidak mau repot sudah cukup membuat pegawai mengganjal proyek sistem. Disini pentingnya owner tegas.

 

 

14. Ada yang disembunyikan

 

Ada hal-hal yang disembunyikan juga barier. Proyek semacam ini perlu keterbukaan karena tujuannya adalah pengelolaan data. Tanpa keterbukaan dapat menyebabkan kegagalan sistem dalam mencover seluruh kepentingan perusahaan.

 

 

15. Mental berkuasa

 

Mental berkuasa hendaknya dibuang jauh-jauh dari kegiatan proyek ini. Proyek seberat implementasi Sistem Informasi ini harus dibuang jauh-jauh mental seperti itu karena yang dibutuhkan adalah kerjasama dan saling memahami. Bukan saling merasa lebih dari yang lain.

 

 

16. Terburu-buru tampak hasil

 

Sebenarnya dalam pengerjaan sistem justru yang paling fundamental adalah sistemnya, bukan software hasilnya. Analog nya sebagaimana mendirikan bangunan, yang terpenting adalah pondasinya, bukan tampak bangunannya.

 

Pondasi tidak tampak karena terpendam di tanah, tapi ini adalah hal paling penting. Jadi dalam pengerjaan proyek IT Sistem jangan terburu-buru melihat tampilan sebelum pondasi sistem nya kokoh. Ini yang harus dimatangkan sampai dengan 100 %.

 

 

D. Solusi yang saya tawarkan

 

Berikut adalah solusi yang saya tawarkan. Tidak harus semua, tapi poin-poin pentingnya saja. Di antaranya adalah sebagai berikut :

 

  1. Vendor fokus ke DAK dulu. Bereskan semua soal DAK ini sampai 100 % fix. Tidak ada fix separo, fix 70 %, harus fix 100 % baru eksekusi.
     
  2. Decison maker harus menunjuk pendamping proyek jika dia tidak mampu terjun sendiri. Percayakan semuanya ke pendamping proyek. Pendamping proyek sebagai penengah setiap ada permasalahan.
     
  3. Kedepankan kerjasama dan saling memahami, jauhkan ego dan menang sendiri.
     
  4. Semua elemen proyek harus fokus orientasi pada hasil, bukan pada menang kalah. 
     
  5. Harus ada dokumentasi pencatatan rapat dan tidak boleh salah satu elemen tim yang tidak hadir kemudian mengganjal kelanjutan proyek yang sudah direncanakan hanya gara-gara dia belum paham atau belum sepakat.
     

Semoga ke depan sudah tidak ada lagi vendor yang terpaksa lari karena dikejar-kejar oleh klien karena kegagalan proyek pengembangan sistem. Karena bagaimanapun keberhasilan proyek itu bisa dan merupakan tanggungjawab bersama antara vendor, owner, dan pegawai penyelenggara. Bukan hanya kesalahan vendor.

 

------------------------------

Penulis adalah seorang Software Advisor - memberikan rekomendasi secara gratis tentang segala jenis permasalahan yang berkaitan dengan pengembangan Software dan Sistem Informasi. Berpengalaman lebih dari 10 tahun di dalam membantu berbagai Perusahaan dan Lembaga untuk mewujudkan sistem sesuai dengan kebutuhan. 

------------------------------

Feel free to discuss anything with me !

 KLIK DISINI 
WA : 0895-3536-988-66